Como controlar vendas a prazo no atacado e reduzir a inadimplência

No atacado, vender a prazo é quase obrigatório: o cliente lojista quer revender antes de pagar. O problema é que cada venda a prazo é dinheiro que ainda não entrou — e, se o controle falhar, vira inadimplência e falta de caixa para pagar os seus próprios fornecedores. Algumas práticas simples reduzem muito esse risco.

1. Tenha um cadastro completo de cada cliente

Antes de liberar prazo, tenha pelo menos: razão social e CNPJ (ou nome e CPF), endereço, telefone, e-mail e uma pessoa responsável pelas compras. Consultar a situação do CNPJ e pedir referências comerciais na primeira compra também ajuda.

2. Defina um limite de crédito por cliente

Limite de crédito é o valor máximo que o cliente pode dever a você ao mesmo tempo. Comece com um limite pequeno para clientes novos e aumente conforme o histórico de pagamento. Cliente que paga em dia por meses ganha mais limite; cliente que atrasa tem o limite reduzido até regularizar.

3. Combine as condições por escrito

Prazo, número de parcelas, forma de pagamento (boleto, Pix, transferência), multa e juros por atraso e desconto para pagamento antecipado. Deixar isso registrado no pedido evita discussão depois.

4. Transforme cada venda a prazo em parcelas a receber

O erro mais comum é controlar o "fiado" numa caderneta ou planilha separada das vendas. O ideal é que, ao registrar a venda, as parcelas já sejam criadas com as datas de vencimento. Assim você sabe, a qualquer momento:

• quanto tem a receber nesta semana e neste mês;
• quais parcelas estão vencidas e de quais clientes;
• quanto cada cliente deve no total.

5. Cobre antes de vencer, não só depois

Um lembrete educado dois ou três dias antes do vencimento resolve boa parte dos atrasos — muitos são esquecimento. Depois do vencimento, entre em contato logo nos primeiros dias; quanto mais tempo passa, mais difícil fica receber.

6. Dê baixa assim que o pagamento entrar

Parcela paga e não baixada gera cobrança indevida e desgasta o relacionamento. Confira os recebimentos no extrato e dê baixa na parcela no mesmo dia.

7. Acompanhe o fluxo de caixa

Vender bem e não ter dinheiro em caixa é um problema clássico do atacado. Olhe o que você tem a pagar (fornecedores, despesas) e o que tem a receber nas próximas semanas, lado a lado. Se as saídas vierem antes das entradas, é hora de renegociar prazos com fornecedores ou reduzir o prazo concedido.

Resumo

• Cadastro completo e limite de crédito por cliente.
• Condições combinadas por escrito.
• Parcelas criadas junto com a venda.
• Lembrete antes do vencimento e cobrança rápida depois.
• Baixa no mesmo dia e acompanhamento do fluxo de caixa.