Planilha ou sistema de gestão: quando é hora de trocar?

Quase toda loja começa com caderno ou planilha — e faz sentido: é barato e resolve no começo. O problema é que a loja cresce e a planilha não acompanha. Veja os sinais de que chegou a hora de trocar e o que avaliar na escolha de um sistema de gestão.

Sinais de que a planilha não dá mais conta

• O estoque da planilha nunca bate com a prateleira. Cada venda precisa ser lançada à mão, e basta esquecer algumas para os números perderem o sentido.
• O caixa não fecha e você não consegue descobrir por quê.
• Mais de uma pessoa vende e cada uma anota de um jeito — ou várias pessoas editam a mesma planilha e uma apaga o que a outra fez.
• Você não sabe responder rápido quanto vendeu no mês, quais produtos mais vendem ou quanto tem a receber.
• Você precisa emitir nota fiscal e faz isso em outro sistema, digitando tudo de novo.
• Fechar o mês leva horas juntando cadernos, extratos e planilhas.

Se dois ou mais desses sinais aparecem com frequência, a planilha já está custando mais caro (em tempo e em erro) do que um sistema.

O que um sistema de gestão resolve

• PDV: a venda é registrada uma vez só, e o estoque e o caixa são atualizados automaticamente.
• Controle de caixa: abertura, fechamento e conferência por forma de pagamento.
• Estoque: saldo atualizado a cada venda e aviso do que está acabando.
• Financeiro: despesas, contas a receber e fluxo de caixa.
• Relatórios: vendas, produtos mais vendidos e lucro, sem montar nada à mão.
• Equipe: cada vendedor com seu acesso e permissões.

O que avaliar na hora de escolher

1. Se é online ou precisa instalar. Sistemas online funcionam no navegador e você acessa de qualquer lugar.
2. Se atende o seu tipo de negócio. Papelaria precisa de variações e busca rápida; atacado precisa de preço por cliente e vendas a prazo; personalização precisa de orçamento.
3. Se emite nota fiscal (NFC-e e/ou NF-e), caso você precise.
4. Se dá para importar seus produtos da planilha atual, em vez de cadastrar tudo de novo.
5. Quanto custa de verdade: mensalidade, limite de usuários e de produtos, e quais recursos estão em cada plano.
6. Como é o suporte quando você tiver uma dúvida.

Como fazer a transição sem dor de cabeça

1. Escolha um dia de menor movimento para começar.
2. Cadastre (ou importe) primeiro os produtos que mais vendem.
3. Faça uma contagem do estoque desses itens e lance no sistema.
4. A partir desse dia, toda venda passa pelo PDV — sem exceção.
5. Cadastre o restante dos produtos aos poucos.

Em poucas semanas os relatórios começam a mostrar o que a planilha escondia: o que realmente vende, quanto sobra no fim do mês e onde o dinheiro está indo.